В связи с переходом к формированию и ведению сведений о трудовой деятельности своих работников в электронном формате, к так называемым электронным трудовым книжкам, у работодателей появились новые обязанности.
О том, что необходимо предпринять на первом этапе и каковы их обязанности в дальнейшем работодателям рассказали на встречах, которые провели специалисты Отделения и территориальных органов ПФР.
Теперь кадровым службам необходимо ежемесячно, не позднее 15-го числа месяца, следующего за месяцем, в котором происходили кадровые мероприятия, представлять в Пенсионный фонд сведения о трудовой деятельности своих сотрудников. К ним относятся: прием на работу, перевод на другую работу, увольнение, а также установление (присвоение) работнику второй и последующей профессии.
Отчетность подается и в том случае, если изменяется название организации или работник пишет заявление о выборе способа ведения трудовой книжки. Наряду с информацией о кадровых мероприятиях 2020 года в электронных сведениях о трудовой деятельности будет отражено последнее кадровое мероприятие у нынешнего работодателя по состоянию на 1 января 2020 года.
Всем работодателям, в связи с введением электронных трудовых книжек, по 30 июня нынешнего года необходимо письменно, под роспись, проинформировать работников о соответствующих изменениях в трудовом законодательстве и их праве выбора: сохранения бумажной трудовой книжки или формирования сведений о трудовой деятельности в цифровом виде.
На основе сведений, представленных работодателями, будут формироваться электронные трудовые книжки.
Передача сведений реализована в рамках существующего формата взаимодействия с территориальными органами Пенсионного фонда. Представить информацию можно через специализированного оператора связи или непосредственно в территориальный орган ПФР. Работодатели с численностью сотрудников 25 человек и выше сдают отчетность в электронной форме по защищенным каналам связи.
Для удобства работодателей в скором времени на сайте ПФР будет запущен в работу электронный сервис "Кабинет страхователя". В нем сотрудники кадровых служб работодателей смогут подготовить соответствующий отчет и направить данные в Пенсионный фонд РФ.
Сведения для электронных трудовых книжек направляются всеми компаниями, предприятиями, организациями, учреждениями и предпринимателями с наемными работниками. Самозанятые граждане не представляют отчетность о своей трудовой деятельности.
Начиная с 1 января 2021 года, при приеме на работу или увольнении, сведения о трудовой деятельности работника должны будут представляться организацией-работодателем в Пенсионный фонд не позднее рабочего дня, следующего за днем издания документа, являющегося основанием для приема на работу или увольнения. Остальные сведения предоставляются по-прежнему ежемесячно, не позднее 15-го числа месяца, следующего за месяцем, в котором происходили кадровые мероприятия.
При необходимости в течение 2020 года работодателям также предстоит провести работу по изменению локальных нормативных актов, регламентирующих деятельность организации, внести изменения в соглашения и коллективные договоры.
